ClubWerk starthulp
Je club instellen in 13 duidelijke stappen
Volg de stappen in volgorde. Na een geldige opslag opent ClubWerk automatisch het volgende onderdeel en krijgt de vorige stap een vinkje.
Alleen wanneer je op de opslagknop klikt. Een keuze of invoer alleen is nog niet opgeslagen.
Onderweg gestopt? Hervat waar je was.
Op je dashboard verschijnt Hervat je onboarding. De knop Onboarding hervatten brengt je terug naar je bewaarde fase. Je hoeft dus niet opnieuw te beginnen.
Naar mijn dashboardZie je een foutmelding?
De stap is dan niet opgeslagen. ClubWerk brengt je naar het gemarkeerde veld en laat je invoer staan, zodat je alleen hoeft te corrigeren wat ontbreekt.
Zo lees je de labels
Wettelijk als dit voor jouw club geldt
ClubWerk doet hierover geen automatische uitspraak.
Nodig voor ClubWerk
Dit moet in orde zijn om veilig door te gaan.
Aanbevolen
Dit kun je zichtbaar later hervatten.
Optioneel
Alleen invullen wanneer je club dit gebruikt.
Fase 1 van 3
Clubbasis
Kies wat je eerst wilt bereiken en leg de herkenbare basis van je club vast.
2–4 minuten
- 1
Kies je eerste doel
Kies bijvoorbeeld vrijwilligers inplannen, open plaatsen invullen, vergoedingen regelen of een Artikel 17-dossier opvolgen. ClubWerk past de voorbeelden en volgorde aan jouw keuze aan.
- 2
Vul de clubbasis in en sla op
Vul clubnaam, primaire sporttak, seizoen en land in. Controleer daarna de voorgestelde onderdelen en kies de rollen die je club gebruikt.
- Team en Planning, plus Betaling & vergoedingen, vormen de vaste kern.
- Extra onderdelen en een eigen rol kun je alleen toevoegen als je ze nodig hebt.
Klik op “Clubbasis opslaan en verder”.
Resultaat van deze fase
Je clubbasis is opgeslagen en ClubWerk opent automatisch de fase Veilig starten.
Fase 2 van 3
Veilig starten
Werk clubfiche, verzekering, vergoedingsregels en prijzen in een vaste volgorde af.
5–12 minuten
- 3
Kies je installatietempo
Kies Snelle start als je eerst één werkende planning wilt. Kies Volledig als je alle club- en veiligheidsgegevens nu stap voor stap wilt invullen.
- 4
Vul de clubfiche in
Bevestig onder meer het organisatietype, adres, doel en contactpersoon. Weet je het organisatietype nog niet zeker, kies dan “Ik weet het niet / nog te bevestigen”.
Klik op “Clubfiche opslaan en naar Verzekering & ongevalcontact”.
- 5
Bereid verzekering en ongevalcontact voor
Kies eerst je federatie of organisatie, bijvoorbeeld Danspunt. ClubWerk toont de officiële verzekeringsinformatie en, wanneer beschikbaar, de rechtstreekse aangifteroute. Staat je organisatie niet in de lijst, kies dan “Andere federatie of organisatie” en vul de naam zelf in.
- Bij federaties met eenduidige publieke polisgegevens vult ClubWerk verzekeraar en polisnummer automatisch voor.
- Controleer op de officiële pagina of je aansluiting actief is en of de vooringevulde polis voor jouw club geldt.
- Vink alleen risico’s aan die je werkelijk hebt gecontroleerd en kies daarna het interne ongevalcontact.
Klik op “Verzekering & ongevalcontact opslaan en naar Vergoedingsregels”.
- 6
Kies de vergoedingsregels
Leg vast of je club geen vergoeding, werkelijke kosten of een forfait gebruikt. Vul alleen kilometer- of bewijsregels in wanneer je club ze toepast.
Klik op “Vergoedingsregels opslaan en naar Beleidsdocumenten”.
- 7
Controleer de beleidsdocumenten
Voeg alleen de gedragscode, privacyverklaring of andere clubafspraken toe die je aan nieuwe informatieversies wilt koppelen. Deze stap is optioneel.
Klik op “Beleidsdocumenten opslaan en veilig starten afronden”. Standaardbedragen stel je afzonderlijk in onder Vergoedingsinstellingen.
Resultaat van deze fase
Na elke geldige opslag opent het volgende onderdeel. Een afgerond onderdeel krijgt meteen een groen vinkje.
Fase 3 van 3
Eerste werking
Plan één teamlid in, deel de passende informatie, controleer de vrijwilligerspreview en geef pas daarna toegang.
6–10 minuten
- 8
Voeg het teamlid voor je eerste planning toe
Kies iemand anders dan je eigen beheerdersprofiel. Vul naam, e-mailadres, adres en statuut in. Voor een zelfstandige maakt ClubWerk geen vrijwilligersinformatie op. Gebruik je een bestaand teamlid, controleer dan of die een actief inzetprofiel met rol en statuut heeft.
- 9
Maak de eerste activiteit
Geef de les, het evenement of de inzet een titel, locatie, volledig adres, startuur en einduur.
- 10
Plan het teamlid echt in
Kies het planbare teamlid en de activiteit en klik op “Teamlid nu inplannen”. De planning wordt bewaard, maar er wordt nog geen uitnodiging verstuurd.
- 11
Deel de vrijwilligersinformatie
Een gewone vrijwilliger moet vóór de eerste inzet informatie krijgen over onder meer de organisatie, vergoeding, verzekering en geheimhouding. ClubWerk voegt de persoonlijke rol-, planning- en clubafspraken toe. Een handtekening is onder de algemene federale vrijwilligerswet niet vereist.
Open de profielfiche van het teamlid, kies de tab “Afspraken” en klik op “Informatie delen”.
- 12
Open de veilige vrijwilligerspreview
Controleer taken, planning, vrijwilligersinformatie en vergoedingen zonder van account te wisselen. De preview voert geen echte vrijwilligersacties uit.
- 13
Geef als laatste toegang en rond af
Controleer het e-mailadres vóór je toegang verstuurt. Je eigen beheerdersprofiel is geen uitnodigingskandidaat. Uitnodigen is aanbevolen maar niet verplicht om de installatie af te ronden.
Klik op “Installatie afronden en naar dashboard”.
Resultaat van deze fase
De eerste werking staat klaar en je keert terug naar het dashboard. Open aanbevelingen blijven zichtbaar tot je ze werkelijk afrondt.
Je hoeft de installatie niet in één keer af te ronden.
Sla je huidige onderdeel op en kies daarna “Later verdergaan”. ClubWerk zet de onboarding bovenaan je dashboard klaar.
Deze starthulp volgt dezelfde drie fasen en knopteksten als de actuele ClubWerk-onboarding.